Vereins-Plugin

Terminorganisation für Vereine – als WordPress-Plugin, im Frontend bedienbar, mit Zusagen, Mitbringliste, Helferaufgaben, Fotos und Aushängen.

Autor: Chris Helbing
Quellcode: https://github.com/chrishelbing/vereins-plugin

⚠️ Disclaimer

Dieses Projekt wurde weitgehend mit Unterstützung von KI entwickelt.

Der Code ist in Zusammenarbeit mit einem KI-Assistenten entstanden. Er wurde nach bestem Wissen geprüft und mit automatisierten Tests abgesichert, aber er ist nicht von einem Sicherheitsaudit begleitet worden und wird ohne Gewährleistung veröffentlicht.

• Keine Haftung. Die Nutzung erfolgt ausschließlich auf eigenes Risiko. Für Schäden, Datenverluste, Ausfälle, Fehlfunktionen oder Folgeschäden jeder Art wird keine Haftung übernommen – soweit gesetzlich zulässig.
• Keine Zusicherung. Die Software wird „wie besehen" (as is) bereitgestellt, ohne ausdrückliche oder stillschweigende Zusicherung hinsichtlich Funktionsfähigkeit, Sicherheit, Eignung für einen bestimmten Zweck oder Rechtsmängelfreiheit.
• Datenschutz liegt beim Betreiber. Das Plugin verarbeitet personenbezogene Daten (Namen, E-Mail-Adressen, Fotos). Es bringt Werkzeuge zur Löschung, Aufbewahrungsfrist und Datenauskunft mit, aber die Verantwortung nach DSGVO trägt allein, wer es einsetzt. Eine eigene datenschutzrechtliche Prüfung vor dem produktiven Einsatz wird dringend empfohlen.
• Vor dem Einsatz testen. Bitte zuerst auf einer Testinstallation ausprobieren und Backups anlegen. Kein Einsatz in sicherheitskritischen Umgebungen.

Wer das Plugin installiert, akzeptiert diese Bedingungen.

Welches Problem das Plugin löst

Vereine organisieren immer wieder dieselben Dinge: Sommerfest, Zeltlager, Jahreshauptversammlung, Arbeitseinsatz. Und um jeden dieser Termine herum entstehen immer wieder dieselben Fragen.

Wer kommt eigentlich? Die Antwort liegt verteilt in einer WhatsApp-Gruppe, in der Hälfte der Fälle als Daumen-hoch-Reaktion, dazu drei Zusagen per Anruf und eine per Zettel am Vereinsheim. Niemand hat eine verlässliche Zahl, und wer sie braucht, zählt von Hand nach.

Wer bringt was mit? Eine Liste im Gruppenchat ist nach zwanzig Nachrichten nicht mehr auffindbar. Am Ende stehen sechs Kuchen und kein Salat auf dem Tisch.

Wer hilft beim Aufbau? Helferaufgaben werden mündlich verteilt und mündlich vergessen. Wer nicht dabei war, als es besprochen wurde, weiß nicht, dass noch jemand für den Einlass fehlt.

Wo sind hinterher die Fotos? Verstreut auf zwölf Handys. Ein Teil landet in der Gruppe und wird nach Wochen automatisch gelöscht, ein Teil nirgends.

Und wie erreicht man die, die nicht im Verein sind? Nachbarn, Eltern, Interessierte. Sie sollen zusagen können, ohne sich vorher irgendwo zu registrieren – sonst tun sie es schlicht nicht.

Das Plugin bildet diesen Kreislauf auf der Vereins-Website ab: Termin anlegen, freigeben, teilen, Zusagen sammeln, Aufgaben verteilen, Fotos sammeln, Sammlung abschließen. An einer Stelle, nachvollziehbar, ohne zusätzliches Konto bei einem externen Dienst.

Zwei Grundentscheidungen

Die Website ist der Hauptweg. Mitglieder erledigen alles im Frontend über Shortcodes. Niemand muss sich im wp-admin zurechtfinden – das Backend ist für Administratoren da, nicht für Mitglieder.

Die Hürde bleibt niedrig. Wer über einen geteilten Terminlink kommt, kann zusagen, ohne sich anzumelden oder zu registrieren. Nach dem Namen wird erst gefragt, wenn er wirklich gebraucht wird – und nur nach dem Namen.

Anwendungsfälle

0. Der erste Tag: nicht bei null anfangen

Nach der Aktivierung ist das Plugin nicht leer. Vier Termintypen (Training und Übung, Spiel und Wettkampf, Fest, Arbeitseinsatz) und sechs Mitbring- und Helferlisten sind angelegt und miteinander verknüpft – der erste Termin lässt sich sofort erstellen, ohne vorher irgendetwas zu konfigurieren. Ausgewählt ist nach dem Alltag eines Breitensportvereins; alles Weitere – Versammlung, Sitzung, Marktstand, Ressourcen – legt der Verein selbst an, statt es erst wegräumen zu müssen.

Terminserien kommen bewusst nicht mit erfundenen Daten daher – ein geratenes Datum stünde falsch in der Liste und würde geteilt. Serien legt der Verein im Terminformular an; die Wiederholung (täglich, wöchentlich mit Wochentagsauswahl, monatlich, jährlich, begrenzt durch Enddatum oder Anzahl) steht dort direkt zur Verfügung, und die Listen des Termintyps sind schon vorbelegt.

Alles davon ist änderbar oder löschbar, und nichts kommt von selbst zurück: Wer die Startdaten aufräumt, hat beim nächsten Update seine Ruhe. Umgekehrt liegt unter Verein → Einstellungen ein Knopf, der fehlende Startdaten nachlegt – ohne Dubletten und ohne eigene Anpassungen zu überschreiben.

1. Sommerfest: Zusagen von Mitgliedern und Nachbarn

Das Orgateam legt den Termin an, ein Administrator gibt ihn frei. Mitglieder sehen ihn in der Terminliste und sagen zu – inklusive Begleitpersonen, denn aus einer Familie kommen meist mehrere. „Mia, Tom“ sind dabei zwei Personen, und der Dialog zeigt, wie viele zusammen kommen. Die Namen der Kinder merkt sich das Plugin als persönliche Vorschlagsliste, damit man sie nicht jedes Jahr neu tippt.

Für die Startseite schaltet ein Administrator am Termin den Banner ein: Ab zwei Wochen vorher steht das Sommerfest dort für alle Besucher, nach dem Fest verschwindet es von selbst.

Für die Nachbarschaft kopiert das Orgateam den signierten Terminlink und teilt ihn in der Dorfgruppe. Wer ihn öffnet, sieht genau diesen einen Termin und kann sofort zusagen. Ein Cookie erkennt ihn beim nächsten Mal wieder. Namen anderer Teilnehmer bleiben für ihn verborgen.

2. Mitbringliste: sechs Kuchen, kein Salat – nicht mehr

Das Orgateam gibt den Bedarf vor: „3× Kuchen", „2× Salat", „30 Brötchen". Mitglieder übernehmen Posten – auch mehrere Stück auf einmal: Wer 15 der 30 Brötchen mitbringt, trägt 15 ein und kann die Zahl später ändern. Wer etwas beisteuern will, das nicht auf der Liste steht, trägt es frei ein. Sichtbar ist jederzeit, was noch offen ist. Tippfehler korrigiert das Orgateam direkt am Eintrag; wer schon übernommen hat, bleibt eingetragen. Für wiederkehrende Feste gibt es Vorlagen – auch aus einem bestehenden Termin erzeugbar, sodass das Sommerfest 2027 mit der Liste von 2026 startet.

3. Helferplanung für den Arbeitseinsatz

„Auf- und Abbau", „Catering", „Einlass", „Parkplatzeinweisung". Das Orgateam legt die Posten an und gibt vor, wie viele Helfer je Aufgabe gebraucht werden; Mitglieder übernehmen je einen Platz verbindlich. Auch Begleitpersonen können Aufgaben übernehmen – eine Familie teilt sich mehrere Schichten. Die Helferzahl ergibt sich aus den tatsächlich übernommenen Aufgaben, nicht aus einem unverbindlichen Häkchen.

4. Aushang für Schaukasten und WhatsApp

Zu jedem Termin erzeugt das Orgateam einen Aushang – A4 hoch für den Schaukasten im Gemeindehaus, quadratisch 1080 × 1080 für WhatsApp-Status und Gruppen, oder nur den QR-Code für eigene Gestaltung. Der QR-Code führt direkt auf den Termin. Der Encoder ist selbst gebaut, ohne externen Dienst und ohne Abhängigkeit.

5. Fotos nach dem Zeltlager einsammeln

Nach der Veranstaltung laden Mitglieder ihre Bilder hoch – auf dem Handy direkt aus der Fotos-App, am Rechner per Drag & Drop, mit Mehrfachauswahl. Beim Hochladen werden die Bilder verkleinert und von Standortdaten befreit. Vor dem ersten Foto muss die Verwendung auf Website und in sozialen Medien bestätigt werden; die Zustimmung wird serverseitig geprüft und je Foto mit Zeitstempel festgehalten.

Nach dem Upload-Zeitraum (standardmäßig 14 Tage) werden die Teilnehmer benachrichtigt, dass die Sammlung vollständig ist und als ZIP heruntergeladen werden kann. Fotos sind Mitgliedern vorbehalten – wer nur über einen Terminlink kam, kommt nicht heran.

6. Serientermine: das wöchentliche Training

Termine wiederholen sich täglich, wöchentlich (mit Wochentagsauswahl), monatlich oder jährlich, begrenzt durch Enddatum oder Anzahl. Einzelne Termine der Serie lassen sich abweichend ändern oder absagen – das Training zwischen den Jahren fällt aus, ohne dass die ganze Serie angefasst werden muss.

7. Mitgliederaufnahme ohne Karteileichen

Wer sich über das Registrierungsformular meldet, landet zunächst in einer Warteliste – ohne WordPress-Profil. (Die Freischaltung lässt sich in den Einstellungen abschalten; dann ist der Zugang sofort aktiv.) Ein Administrator nimmt ihn auf, und dabei werden alle bisherigen Einträge übernommen: frühere Zusagen, übernommene Aufgaben, Begleitpersonen. Es geht nichts verloren.

Gäste, die einmal über einen Terminlink zugesagt haben und nie wiederkommen, werden nach einer einstellbaren Frist (Standard 180 Tage) automatisch entfernt. Maßgeblich ist die letzte Aktivität, nicht das Anlegedatum – wer jedes Jahr wiederkommt, bleibt.

8. Ein Redakteur kommt ins Orgateam

Vereinsrollen werden immer zusätzlich vergeben, nie ersetzend. Wer als Redakteur die Website pflegt und zusätzlich ins Orgateam kommt, behält Rolle, Rechte und Backend-Zugang. Das Plugin nimmt nie etwas weg, was die Website schon vergeben hatte.

Featureset

Auslieferungszustand

• Vier Termintypen vorbelegt (Training und Übung, Spiel und Wettkampf, Fest, Arbeitseinsatz), mit Farbe und passend gesetzten Schaltern
• Sechs Mitbring- und Helfervorlagen (Fest, Arbeitseinsatz, Fahrt), als Standard am jeweiligen Typ hinterlegt
• Wird nur einmal angelegt; eine gewachsene Installation bleibt unberührt, Gelöschtes kommt nicht von selbst zurück
• Knopf „Fehlende Startdaten anlegen“ für den Nachschlag – legt nur an, was fehlt, und lässt Angepasstes in Ruhe

Termine

• Frei definierbare Termintypen mit Farbe; je Typ steuerbar, ob Zusagen, Mitbringliste, Helferaufgaben und Fotos vorkommen
• Infotermine ohne Zusage (Termintyp ohne Zu-/Absage)
• Tags je Termintyp, z. B. Altersklassen, am Termin auswählbar
• Termine anlegen durch jedes Mitglied im Frontend, Freigabe nur durch Administratoren
• Entwurf und live: Administratoren schalten Termine jederzeit sichtbar oder unsichtbar
• Bearbeiten im Frontend über den Stift an der Kachel – durch Anleger, Orgateam und Administratoren
• Serientermine: täglich, wöchentlich (Wochentagsauswahl), monatlich, jährlich – begrenzt durch Enddatum oder Anzahl
• Abweichende Einzeltermine und Absagen innerhalb einer Serie
• Ganztägige und mehrtägige Termine mit eigener Darstellung („Mehrtägig · 3 Tage")
• Öffentliche Termine: auch für Besucher ohne Anmeldung in der Terminliste sichtbar
• Beschreibung mit einfacher Formatierung (Markdown): fett, kursiv, Aufzählungen, nummerierte Listen und Links – erklärt am Feld und in den Einstellungen
• Ort als Link in die Karten-App
• Lange Kacheln gekürzt, aufklappbar mit „Mehr anzeigen“
• Titelbild je Termin
• Banner auf der Startseite ([vp_banner]): erscheint ab einstellbarem Vorlauf, verschwindet nach dem Termin von selbst
• Termintyp als Ressource kennzeichenbar (Bus, Vereinsheim) – nur Kennzeichnung, ohne Belegungsprüfung

Zu- und Absagen

• Zusage/Absage je Termininstanz
• Begleitpersonen mit persönlicher Vorschlagsliste, mehrere Namen auf einmal („Mia, Tom“), Summe im Dialog
• Eigene Antwort und Begleitpersonen unabhängig voneinander
• Teilnehmerzahlen direkt sichtbar, Namen hinter einem Klick
• CSV-Export der Teilnehmerlisten

Mitbringliste und Helferaufgaben

• Bedarf mit Menge durch das Orgateam vorgeben, Übernahme durch Mitglieder
• Mitbringliste: mehrere Stück auf einmal übernehmen („15 von 30 Brötchen“), Anzahl nachträglich änderbar
• Helferaufgaben: je Person ein Platz
• Freie Einträge durch Mitglieder („Ich bringe Salat mit")
• Übernahme auch durch Begleitpersonen
• Orgateam korrigiert Einträge direkt am Text (Stift), Übernahmen bleiben erhalten
• Wiederverwendbare Vorlagen, aus bestehenden Terminen erzeugbar
• Standardvorlage je Termintyp, beim Bearbeiten nachträglich anwendbar (ergänzt nur Fehlendes)

Fotos

• Upload je Termininstanz mit Mehrfachauswahl, Drag & Drop, Handy-Kamerarolle
• Automatisches Verkleinern und Entfernen von Standortdaten (EXIF)
• Pflicht-Zustimmung zur Verwendung, serverseitig geprüft und mit Zeitstempel dokumentiert
• Kontingente je Mitglied und Termin, maximale Dateigröße, längste Kante konfigurierbar
• Upload-Zeitraum global und je Termin einstellbar
• ZIP-Download der fertigen Sammlung, Benachrichtigung per E-Mail
• Hochladende Person als Beschreibung am Attachment, nicht im Dateinamen

Teilnahme ohne Anmeldung

• Signierte Terminlinks zum Teilen
• Zusagen, Helferaufgaben und Mitbringliste ohne Konto nutzbar
• Nur der Name nötig, E-Mail freiwillig
• Wiedererkennung per Cookie
• Namen anderer Teilnehmer bleiben verborgen – auch über die Schnittstelle
• Unbestätigte Kontakte in allen Listen und Exporten gekennzeichnet

Flyer und QR-Codes

• A4 hoch (Druck/PDF), 1080 × 1080 (PNG für Social Media), reiner QR-Code
• Titelbild, Datumsblock, Termintyp-Farbe, Ort, Kurzbeschreibung, Absenderzeile mit Logo
• Helferbedarf und Mitbringliste optional zuschaltbar
• Selbstgebauter QR-Encoder ohne externe Abhängigkeit, SVG-Ausgabe

Anmeldung und Rollen

• Anmeldung im Frontend per Einmalcode per E-Mail, ohne Passwort; Passwörter nur über das normale WordPress-Login
• Selbstregistrierung mit Freischaltung (abschaltbar)
• Zwei Vereinsrollen: „Verein: Mitglied" und „Verein: Orgateam"
• Rollen werden additiv vergeben, bestehende Website-Rollen bleiben unangetastet
• wp-admin gesperrt nur für Konten, die ausschließlich Vereinsrollen tragen
• Mitgliederverwaltung: Name, E-Mail und Telefon bearbeiten, alle Rollen einer Person sichtbar und änderbar

Personen und Datenschutz

• Vier Stufen: Gast, wartende Registrierung, Mitglied, Orgateam
• Kein WordPress-Profil für Unbestätigte
• Vollständige Übernahme aller Einträge bei der Aufnahme
• Aufbewahrungsfrist für inaktive offene Kontakte (Standard 180 Tage, abschaltbar)
• Vollständige Löschung von Mitgliedern inkl. Zusagen, Aufgaben, Begleitpersonen, Fotos
• Anbindung an Werkzeuge → Persönliche Daten exportieren/löschen von WordPress

Schnittstelle und Technik

• REST-API unter vereins-plugin/v1 für Termine, Zusagen, Listen, Fotos, Anmeldung – mit Token-Sitzungen, sodass eine eigene App darauf aufsetzen könnte (eine App gehört nicht zum Plugin)
• Shortcodes: [vp_events], [vp_create_event], [vp_login], [vp_register], [vp_banner]
• Updates direkt in WordPress unter Plugins („Jetzt aktualisieren“), aus den GitHub-Releases
• Zehn automatisierte Prüfungen (php tools/pruefen.php): Struktur, Zugriffsrechte, Personenwege, Schnittstelle, Startdaten, QR-Encoder, Banner, Infotermine und Tags, Updates, Beschreibungstexte
• Keine externen Dienste, keine externen PHP-Abhängigkeiten

Installation und Updates

1. Unter Releases die Datei vereins-plugin-<Version>.zip herunterladen.
2. In WordPress unter Plugins → Installieren → Plugin hochladen einspielen und aktivieren.
3. Auf je einer Seite [vp_events] (Terminliste) und [vp_login] (Anmeldung) einsetzen, optional [vp_register], [vp_create_event] und [vp_banner].

Danach kommen neue Versionen von selbst: Unter Plugins erscheint „Jetzt aktualisieren“, sobald es ein neues Release gibt.

Bewusste Grenzen

Damit niemand danach sucht:

• Keine Beitragsverwaltung, keine Buchhaltung, keine Lastschriften
• Keine Kommunikation über einzelne Benachrichtigungen hinaus – kein Newsletter, keine internen Nachrichten
• Keine Anwesenheitskontrolle vor Ort
• Kein eigenes Anmeldesystem – wer sich anmeldet, ist WordPress-Nutzer
• Ressourcen nur als Kennzeichnung, ohne Belegungsprüfung
• Keine App – die Schnittstelle ist vorbereitet, eine App gehört nicht dazu
• Kein Versand per SMS oder WhatsApp – Einmalcodes und Benachrichtigungen gehen per E-Mail
• Kein Filter der Terminliste nach Tags

Ausführliche Beschreibung des Funktionsumfangs: FEATURES.md